¿Qué información debe contener un procedimiento de operación (POS /SOP)?

28 mayo 2019 -

Pregunta:

¿Qué información debe contener un procedimiento de operación (POS /SOP)?

Respuesta: 

En este blog daremos unas pautas de la información básica que debe tener tu procedimiento de operación para que sea claro y consistente con lo que se espera de este.

  1. Nombre: Todo procedimiento debe tener el nombre de lo que se está explicando bien sea del equipo, proceso o sistemas (Debe incluir la versión o versiones de todos los modelos que le aplica al procedimiento que estamos construyendo)
  2. Código y versión del procedimiento: Siguiente con las buenas practica de documentación debemos asignarle a este procedimiento un código y una versión que nos permita identificarlo como parte de la documentación de la compañía
  3. Introducción: Como todo documento, debe contar una introducción que le explique al usuario de que va el documento.
  4. Alcance: Se debe escribir claramente las versiones o modelos, o temas que va a cubrir el procedimiento
  5. Objetivo: Registrar el objetivo del documento
  6. Descripción del sistema: Describa el equipo, software o proceso
  7. Documentos de referencia: Se deja un registro de manuales, normas, y documentos que se usaron para construir este documento.
  8. Preparación del equipo: Esta sección aplica para equipos y sistemas (Si hay un procedimiento exclusivo para esto simplemente debemos remitir al procedimiento no escribir nuevamente aquí). También puede incluir las precondiciones que el usuario debe tener en cuenta antes de iniciar a usar el sistema o equipo.  Ejemplo:  Revisar en la etiqueta la fecha de calificación del equipo, para garantizar que esté vigente, Realizar la limpieza del equipo.
  9. Contenido: Debe ingresar aquí el paso a paso que debe hacer el usuario para utilizar el sistema o realizar el proceso, debe ser lo más específico posible.  Ejemplo:
    • Datos que se deben ingresar (Usuario, contraseñas, valores)
    • Configuración de parámetros (métodos, unidades de medida, plantillas, ETC)
    • Creación o configuración de reportes
    • Impresión:  Definir si esta se requiere firmar y fechar física o digitalmente.
    • Lo ideal es que se explique el proceso por medio de imágenes o pantallas para que sea más fácil para el usuario comprender lo que hace el sistema.
    • Esta sección también puede ser un vídeo.

10. Limpieza equipo: Describir cómo realizar la limpieza del equipo, sustancias y todo lo que se requiera.

11. Plan de contingencia:  Definir qué se debe hacer en caso de que el sistema deje de funcionar.  Ejemplo: si se puede usar otro equipo de la misma referencia o definir si se contara con un proveedor aprobado que pueda tercerizar el proceso.   Es importante adicionar las horas en que es necesario activar el plan de contingencia.

12. Seguridades:  Definir qué hacer para crear / modificar o inactivar un usuario.  Es importante que quede el cargo o área que es el responsable de esta actividad. (Pero el usuario debe conocer a quien debe solicitarle un usuario o cambio de contraseña o perfil y bajo que aprobación).  No colocar nombres de colaboradores ya que estos cambian y el documento se desactualiza.

13. Backup y restauración: Identificar como se realiza el backup y la restauración. Es importante que quede el cargo o área que es el responsable de esta actividad.

14. Fallas eléctricas: Definir si hay una falla eléctrica como superarla (Si el sistema al volverse a encender guarda un temporal con el análisis o proceso que se estaba ejecutando o es necesario volver a programar y ejecutar todo). O si está conectado a una UPS tiempo promedio que se tiene para guardar el proceso o análisis.

15. Aprobación del procedimiento: Registrar nombre firma y fecha de las personas que realizaron, revisaron y aprobaron el documento.

16. Fecha próxima revisión del documento: Registrar la fecha en que se debe revisar el procedimiento

17. Historial de versiones

Nota: Si hay secciones descritas en otros documentos, referenciarlo para no duplicar información.


 

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