¿Se debe planificar La Calidad?

7 enero 2019 -

Con frecuencia nos encontramos con que el plazo para el cumplimiento de las actividades de validación es determinado por la próxima auditoría más que por el programa anual de validación, sin embargo, un punto clave para el éxito del cumplimiento para estas actividades es planificar.

Aunque suena sencillo, una vez que se lleva a la práctica deja de serlo, ya que se requiere de un amplio conocimiento no solo del proceso, también del área y actividades que se desempeñan, de los recursos con los que se cuenta (económicos y humanos) y del tiempo con el que contamos para lograr el objetivo. Tener los programas anuales (o mensuales, o bimestrales, etc.) representa sólo una parte de todo lo que implica la planificación.

Existen algunas empresas donde se cuenta con áreas específicas para estas tareas, donde se requiere de tener una formación profesional específica o al menos una amplia experiencia para realizar la planeación de los proyectos. Donde no existan estas áreas, las habilidades de la jefatura o de la gerencia, se vuelven de vital importancia para no morir en el intento del cumplimiento normativo.

Aquellas organizaciones que entienden esta importancia, se ven beneficiadas con la compensación del esfuerzo en tiempos más holgados y mayor capacidad de respuesta ante eventos inesperados. Las ventajas de la planificación de las actividades de validación (o de cualquier otro proyecto) son:

  • Ahorro y control en recursos económicos y humanos
  • Reducción de tiempo
  • Conocimiento del proceso
  • Cumplimiento de objetivos
  • Mejora continua
  • Mantiene un ambiente laboral saludable para los colaboradores.

Como en todo proyecto, seguro habrá cambios en el transcurso del mismo, sin embargo, debemos ser flexibles para poder reaccionar positivamente ante estos cambios, sin perder de vista los objetivos principales, que son conservar la calidad de nuestros productos y lograr el cumplimiento normativo.

Para apoyar tanto la planificación como la gestión del proyecto, existen varias herramientas que te brindan plantillas de trabajo, donde solo es necesario descargar la información en los campos adecuados. La herramienta más empleada para realizar esta gestión es MS Project, sin embargo hay muchas otras aplicaciones accesibles (OpenProj, Zoho Projects, Gantt Project, Proyectos NetEasy, etc.) y cada una con sus propias ventajas.

Para estimar el tiempo que tomará el cumplimiento de los objetivos de validación, no olvides tomar en cuenta aspectos como:

  • Cumplimiento de los requisitos previos
  • Tiempo de revisión de documentos
  • Calibraciones
  • Disponibilidad de los instrumentos
  • Fechas de fabricación
  • Frecuencia de fabricación de algún producto en específico
  • Disponibilidad de insumos
  • El personal y su experiencia
  • Auditorías próximas
  • Requisitos normativos (una o más normativas a cumplir).

Por último, habrá que considerar que la revisión periódica del avance real, contra el tiempo estimado en la planificación, es lo que verdaderamente nos dirá si los objetivos se lograrán en el tiempo definido o bien, será necesario ajustar el plan de trabajo y los recursos.

 

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