¿Por qué validar hojas de cálculo es importante?

Las actividades diarias están acompañadas de una hoja de cálculo, constantemente hacemos uso de ellas pero conocemos ¿por qué validar hojas de cálculo es importante?  

En las normas internacionales, como Informe 32 o Informe 37, hablan sobre integridad de datos, cómo realizar el almacenamiento de los datos y cómo garantizar que los accesos a esos documentos se encuentren restringidos con permisos

Estos informes no mencionan las hojas de cálculo, pero sí cómo debemos mantener la información.

Por eso la importancia de validar este tipo de herramienta con la que contamos actualmente para llevar registros de los procesos.

Estas hojas de cálculo son utilizadas en áreas como: compras, inventarios, control de calidad y aseguramiento (estas son las de alto grado de control de datos). 

Problemas frecuentes

Cuando vas a entregar tu hoja de cálculo y observas que: 

  • Requieres más información
  • Los campos en donde hay ecuaciones no están realizando el cálculo correcto
  • No está quedando guardada la información de las personas que cuentan con el acceso 
  • Las personas que tienen acceso están haciendo modificaciones

Por estas razones al momento de entregar el informe lo más posible es que realices retrabajos confirmando toda la información con registros escritos.

Es por eso que reitero la importancia de Validar Hojas de Cálculo ya que van a permitir evitar estos retrabajos y tener un control sobre la información que necesitas tener registrada. 

¿Cómo debo documentar la validación de hojas de cálculo? 

QbD cuenta con la librería de documentos digitales QbDocs.

Ahí tienes acceso a documentos genéricos para validación de procesos, validación de limpieza, validación de diferentes Sistemas computarizados, calificaciones de equipos y documentos de calidad. 

Además, te va a brindar un paquete de documentos que van a permitir garantizar lo mencionado anteriormente sobre la importancia de validar hojas de cálculo en este link https://qpro.com.co/productos/pos-configuracion-y-validacion-de-hojas-de-calculo/

¿Qué ofrece el paquete QBD, para Validar hojas de cálculo?

Tiene los siguientes documentos que puedes adaptar fácilmente a tu empresa: 

  • Procedimiento donde describe los pasos que debes realizar durante la validación. 
  • Formato para documentar requerimientos de Usuario 
  • Formato para desarrollar Plan de Validación que relaciona las actividades que se deben cumplir durante este proceso 
  • Protocolos genéricos IQ, OQ y PQ, estos ya cuentan con pruebas estándar con las que debe contar una Validación de Hojas de cálculo.

También, en algunos casos, con comentarios que dejan nuestros consultores con la forma de diligenciar estos documentos para que facilite tu entendimiento. 

  • Una presentación que muestra pasos para la configuración básica de las hojas de cálculo 
  • Y muchos documentos más. 

Para QbD es un gusto ayudarte en tus inquietudes y asesorarte. Puedes comunicarte conmigo o escribirme a través de zara.piedrahita@qbd.lat

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